Segreteria Precongressuale

Selezione Segreteria PrecongressualeAttività in sede congressualeSegreteria post-congressuale

I servizi di segreteria precongressuale vengono studiati ad hoc in relazione all’evento, con la possibilità di inserire attività satellite e programmi sociali il tutto attraverso una struttura organizzativa ottimizzata e nell’ottica del contenimento dei costi.

Predisposizione del budget preliminare
Redazione di un preventivo analitico di entrate ed uscite relative all’evento, suddiviso per singola voce e riportante i prezzi unitari e le quantità previste. Il preventivo viene aggiornamento periodicamente sulla base dell’evoluzione finanziaria della previsione delle entrate,  di input da parte del Comitato Organizzatore o di variazioni contingenti.

Selezione della location
La ricerca della location o della sede congressuale viene effettuata secondo il target e la tipologia dell’evento, al numero previsto dei partecipanti ed al budget a disposizione.

Gestione computerizzata della mailing list e diffusione degli inviti
Spedizione del programma ad un elenco selezionato di ospiti creato espressamente per l’evento.

Rapporti e corrispondenza con i partecipanti e creazione data base iscritti
EtaGamma raccoglie e registra le schede di iscrizione pervenute in formato cartaceo o elettronico, archiviando i dati con sistema computerizzato. I partecipanti iscritti riceveranno conferme, fatture ed informazioni via e-mail. Settimanalmente o su richiesta il database degli iscritti viene trasmesso al Comitato Organizzatore per un costante aggiornamento sull’andamento delle registrazioni.

Sito Internet
Realizzazione di un sito internet dedicato all’evento costantemente aggiornabile in cui sarà possibile consultare il programma, inserire informazioni utili ai partecipanti, inserire collegamenti a siti di società scientifiche o congressi internazionali, effettuare l’iscrizione on-line….

Progettazione grafica della manifestazione ed editing
Lo studio del progetto grafico viene realizzato secondo il concept dell’evento.

Raccolta abstract
Servizio di raccolta, editing e supporto alla selezione degli abstracts e loro distribuzione in volume, in CD-ROM o su internet.

Ospitalità alberghiera
Gli hotel vengono selezionati in base a costi e distanza dalla location prevedendo un adeguato numero di camere suddiviso fra le diverse categorie alberghiere. Le prenotazioni sono gestite direttamente da EtaGamma in modo da garantire la massima disponibilità per tutta la durata dell’organizzazione.

Organizzazione del programma accompagnatori
Per gli accompagnatori viene predisposto un programma parallelo ai lavori congressuali che può prevedere visite guidate della città, degustazioni, accesso con riduzione a mostre e musei.

Allestimento della sede congressuale, con supervisione di tutta l’attrezzatura tecnica occorrente
La scelta degli allestimenti per eventi, congressi e serate di gala è seguita con cura da personale esperto. L’evento è coordinato dalla progettazione alla realizzazione, con particolare attenzione alla selezione dei servizi tecnologici, informatici e di telecomunicazione.

Realizzazione del kit congressuale
Il kit congressuale da consegnare ai partecipanti viene selezionato e realizzato in base al budget a disposizione.

Selezione ed organizzazione servizio catering
Viene offerta consulenza per la scelta del catering e della ristorazione secondo il target e la tipologia dell’evento. Il coordinamento del servizio è seguito a 360 gradi: dalla richiesta dei menù, alle mise en place e agli allestimenti.

Addobbi floreali
Vengono fornite decorazioni floreali per eventi e convegni tramite una rete di fornitori di piante e fiori specialisti del settore.

Gestione finanziaria, amministrativa e contabile di tutti i movimenti relativi all’evento
La situazione contabile relativa all’evento viene costantemente aggiornata in modo da garantire la copertura dell’evento e permettere modifiche in qualsiasi momento della fase organizzativa.

Selezione, gestione e coordinamento rapporti con i fornitori
I fornitori dei vari servizi vengono selezionati in accordo con i committenti. EtaGamma si occuperà di coordinare tutte le attività per garantire il successo dell’evento.

Ufficio stampa
La collaborazione con agenzie specializzate ci permette di poter presentare il Congresso o particolari risultati scientifici sia tramite l’organizzazione di conferenze stampa che tramite interviste agli organizzatori dell’evento.